בחירת עוזרת אישית היא אחת ההחלטות החשובות שמנהל או בעל עסק מקבל במהלך הדרך העסקית שלו. התפקיד של עוזרת אישית רחב בהרבה מהתפיסה הישנה של "מזכירה" – מדובר באדם שמסייע בניהול השוטף, מפנה מהמנהל עומס אדמיניסטרטיבי, מתאם פגישות, עוזר לתכנן לו"ז ותהליכים, ולעיתים אפילו מתווך בין לקוחות, ספקים ועובדים. עוזרת אישית טובה יכולה לשפר את איכות החיים של בעל העסק, להביא ליעילות גבוהה יותר ולשחרר את ההנהלה להתמקד בפיתוח ובצמיחה. בגלל חשיבות התפקיד, ראוי להשקיע מחשבה מעמיקה בבחירה הנכונה ולא להסתפק בהחלטה חפוזה.
הבנת צרכי העסק והגדרת תפקיד ברורה
השלב הראשון והמרכזי בבחירת עוזרת אישית הוא להבין מה העסק באמת צריך. יש עסקים שבהם העוזרת האישית תעסוק בעיקר בתיאומים ובניהול יומן, ולעומתם יש עסקים שבהם העוזרת לוקחת חלק גם בפרויקטים, בגבייה, במענה ללקוחות או בניהול רשתות חברתיות. כל עסק מתמודד עם עומסים אחרים ועם סדרי עדיפויות שונים, ולכן תהליך הבחירה מתחיל מהגדרה ברורה של התפקיד ומהבנה אמיתית של תחומי האחריות שרוצים להאציל. ככל שההגדרה תהיה חדה ומדויקת יותר, הסיכוי למצוא עוזרת שתתאים לצרכים שלך יגדל משמעותית וגם תהליך הקליטה יהיה חלק יותר.
מה חשוב לחפש בעוזרת אישית
העוזרת האישית שאותה תרצה לצדך צריכה להיות בעלת ראייה מערכתית, סדר וארגון גבוהים ויכולת להבין במהירות את הדינמיקה של העסק. חשוב לבחור מישהי שיודעת לעבוד תחת לחץ, מתמודדת היטב עם ריבוי משימות, ומסוגלת לשמור על קור רוח גם בימים עמוסים או כאשר צצות תקלות בלתי צפויות. מעבר לכך, יש משמעות רבה לאופי ולכימיה האישית – עוזרת אישית טובה הופכת עם הזמן לסוג של "שותפה שקטה" למהלכים ולשגרה, וצריך להיות ביניכם אמון הדדי ושיח פתוח.
כישורים טכניים הם אמנם חשובים, אך לא פחות מכך חשובה הגישה: עוזרת שמגלה יוזמה, חושבת צעד אחד קדימה ומצליחה להפתיע לטובה, תהיה נכס אמיתי לעסק. גם יכולת למידה עצמית, גמישות מחשבתית ויחסי אנוש טובים – קריטיים להצלחה בתפקיד. תמיד יש מקום לשדרג כישורים טכנולוגיים, אך תכונות כמו אחריות, דיסקרטיות ומסירות קשה ללמד.
תהליך הבחירה ובדיקת ההתאמה
כדי לבחור נכון, לא מספיק להסתפק ברושם ראשוני או בקורות חיים מרשימים. כדאי להשקיע בראיון אישי מעמיק, בו תוכל לבחון לא רק את הניסיון והכישורים המקצועיים, אלא בעיקר את כושר השיפוט, סגנון העבודה ואת היכולת להתמודד עם מצבים מורכבים. אפשר ואף מומלץ להציג בעיות אמיתיות מהעולם העסקי ולשאול איך הייתה פועלת – כך תוכל ללמוד על החשיבה והגישה שלה.
מעבר לכך, חשוב לבדוק המלצות אמינות ממקומות עבודה קודמים. המלצה טובה תספק מידע על אופי העבודה שלה, אמינותה, היחס לעמיתים ולממונים, וגם עד כמה הייתה חלק משמעותי בניהול השוטף. אל תהסס לשוחח ישירות עם ממליצים ולקבל תחושת בטן אמיתית.
לסיכום, בחירת עוזרת אישית בשביל שירותי אדמיניסטרציה לעסק היא אינה עניין של מה בכך. מדובר בהחלטה שמשפיעה על השגרה, על רמת הסדר והארגון, וגם על היכולת של המנהל להתרכז במה שחשוב באמת. הגדרה ברורה של הצרכים, גישה יסודית לבחינת המועמדות, תשומת לב לתכונות האופי ולהתאמה הבינאישית, והשקעה ביצירת יחסי עבודה פתוחים – כל אלה יובילו אותך למצוא עוזרת אישית שתהפוך למרכיב מרכזי בהצלחה העסקית. עוזרת אישית שנבחרה נכון לא רק תקל עליך את הניהול, אלא תוכל ללוות אותך לאורך זמן ולסייע לעסק לצמוח ולהתפתח עוד ועוד. למידע נוסף כנסו לאתר נינג'ה אופיס.
